L'Association de Scolarité et Entraide pour Tous (ASET) attache une grande importance au respect de la vie privée des familles qu'elle accompagne. La présente politique a pour objet d'expliquer, en termes clairs et accessibles, comment et pourquoi nous collectons, utilisons et conservons vos données personnelles.
Elle s'applique à toutes les personnes en relation avec notre association : adhérents, parents et responsables légaux, élèves bénéficiaires du service de prêt de manuels, visiteurs de notre site internet et personnes nous contactant par mail.
1Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement de vos données est :
Association loi 1901, SIREN 781 067 046
Siège social : 40 rue Béranger, 76600 Le Havre
Contact : contact@asso-aset.fr
2Quelles données collectons-nous ?
Pour assurer le service de prêt de manuels scolaires, nous collectons :
Sur les parents et responsables légaux
- Nom, prénom, qualité de représentant légal
- Adresse postale
- Adresse de courrier électronique
- Numéro de téléphone
Sur l'élève
- Nom, prénom
- Classe et lycée d'affectation
- Langues vivantes et options ou enseignements de spécialité choisis
Sur les paiements et le prêt
- Mode de règlement utilisé (chèque, virement, paiement en ligne, Atouts Normandie)
- Référence du QR Code Atouts Normandie débité, le cas échéant
- Liste des manuels prêtés et leur état au moment du retour
Nous ne collectons aucune donnée sensible (origine, opinions politiques ou religieuses, santé, etc.).
3Pourquoi collectons-nous ces données ?
Vos données nous sont nécessaires pour :
- gérer votre adhésion et l'inscription de votre enfant au service de prêt ;
- vous remettre les manuels scolaires et suivre leur restitution ;
- traiter les paiements et tenir la comptabilité de l'association ;
- communiquer avec vous par mail (informations, rappels, réponses à vos questions) ;
- respecter nos obligations comptables et légales.
La base légale de ces traitements est l'exécution du contrat qui nous lie (votre adhésion à l'association) et, pour la comptabilité, le respect d'obligations légales.
4Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous conservons vos données :
- pendant toute la durée de la scolarité de votre enfant au sein d'un établissement partenaire de l'association,
- augmentée d'un délai de trois ans à compter de la fin de cette scolarité, à des fins de gestion administrative et d'archivage.
Au-delà, vos données sont supprimées ou anonymisées. Les pièces comptables (factures, reçus) sont conservées 10 ans, conformément aux obligations du Code de commerce.
5Avec qui partageons-nous vos données ?
Vos données sont accessibles uniquement aux membres du bureau et aux bénévoles habilités de l'association, dans le strict cadre de leurs missions.
Nous faisons appel à des prestataires techniques (sous-traitants) pour le bon fonctionnement du service. Ces prestataires n'ont accès à vos données que dans la mesure strictement nécessaire à leur prestation, et sont liés par contrat à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| INOVEA CONSEIL | Hébergement de notre logiciel de gestion (Dolibarr) | France |
| Google (Gmail) | Messagerie électronique | UE / États-Unis |
| Brevo | Paiement en ligne et prise de rendez-vous | France |
| Make.com | Aide à la rédaction de réponses aux mails (création de brouillons) | UE (Allemagne) |
En dehors de ces prestataires, nous ne transmettons aucune donnée à des tiers, sauf à votre demande explicite (par exemple, transmission d'un document à votre lycée à votre initiative) ou dans le cadre du dispositif Atouts Normandie pour les transactions liées au QR Code.
6Le robot de réponse aux mails
Pour faciliter le traitement de la correspondance, nous utilisons un système d'aide à la rédaction qui prépare automatiquement des brouillons de réponse à partir de modèles. Ces brouillons sont systématiquement relus, ajustés et validés par un bénévole avant tout envoi.
Aucun mail n'est envoyé automatiquement sans validation humaine. Aucune décision concernant votre dossier (acceptation, refus, accord de délai…) n'est prise par un système automatisé. Vous restez en relation avec des bénévoles humains pour toutes les décisions importantes.
7Quels sont vos droits ?
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données :
- Droit d'accès : obtenir une copie des données que nous détenons à votre sujet ;
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (dans la limite de nos obligations légales de conservation, notamment comptables) ;
- Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement ;
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré et lisible ;
- Droit d'opposition : vous opposer, dans certaines conditions, au traitement de vos données.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à :
Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois maximum à compter de la réception de votre demande.
Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés :
- Site internet : www.cnil.fr
- Adresse postale : CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07
8Sécurité de vos données
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation accidentelle :
- accès aux outils informatiques par identifiants individuels et mots de passe ;
- connexions sécurisées (HTTPS/SSL) à nos plateformes ;
- sauvegardes automatiques régulières (toutes les heures) chez notre hébergeur ;
- sensibilisation des bénévoles à la confidentialité ;
- documents papier conservés en local sécurisé.
9Modification de la politique
La présente politique peut être modifiée à tout moment pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la réglementation. Toute modification est portée à votre connaissance par publication sur notre site internet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.
Date de la dernière mise à jour : mai 2026.